Door de grote hoeveelheid banktransacties is het bijhouden van de bankboeken in de boekhouding een tijdrovende bezigheid, waarbij eenvoudig fouten gemaakt kunnen worden. Om het bijhouden van de bankboeken te vereenvoudigen is een importmogelijkheid beschikbaar van de bankafschriften.
Op eenvoudige wijze worden de mutaties op het afschrift vergeleken met de Openstaande Posten (OSP) in de administratie. Indien geen OSP beschikbaar is dan wordt een losse journaalpost geboekt. Met deze mogelijkheid wordt niet alleen de invoer vereenvoudigd maar ook de kans op vergissingen wordt teruggebracht. De boekingen in de financiële administratie sluiten hierdoor beter aan op de bankafschriften.
Deze functie werkt alleen als ook de WinTree module telebankieren (modulenummer 104) geactiveerd is in combinatie met parameter 1539.
Lees onderstaande beschrijving door om WinTree op de juiste wijze in te stellen om dagafschriften te kunnen importeren.
Parameters
Voor het importeren van bankafschriften dienen de volgende parameters ingesteld te worden:
| 1539 | Gebruik import functie | Deze parameter kan alleen door TSD ingesteld worden. |
| 1827 | Koppelen van een bankrekening aan de geselecteerde debiteur of crediteur |
0 = Niet opslaan 1 = vragen of rekeningnummer bij de geselecteerde relatie moet worden opgeslagen. |
| 1828 | Verwerking per regel of als batch |
0 = import per regel 1 = verwerking per batch, waarbij na import van 1 regel, automatisch een nieuwe regel aangelegd wordt en het importscherm weer aktief wordt (met dan alleen de nog te importeren regels). |
| 1648 | Verwijderen voorloopnul |
0 = voorloopnul niet verwijderen 1 = voorloopnul verwijderen |
Stamgegevens
De volgende stamgegevens dienen eerst ingevoerd te worden voordat dagafschriften geïmporteerd kunnen worden:
- Dagboeken: per bankboek moet aangegeven worden of hiervoor dagafschriften moeten worden geïmporteerd.
- Debiteuren en crediteuren: per debiteur en crediteur dient één of meerdere bankrekeningen ingevoerd te worden.
Ophalen importbestand
Voordat de bankafschriften in WinTree kunnen worden geïmporteerd, dient vanuit het telebankierprogramma een export van de gegevens plaats te vinden. WinTree kan niet rechtstreeks in de telebankierbestanden kijken om de afschriftgegevens op te halen.
Hoe de gegevens in het telebankierprogramma geëxporteerd kunnen worden is te lezen in de handleiding van het programma of via de helpdesk van de bank. TSD heeft deze informatie niet.
Importeren
Bestandstypes
Iedere bank heeft voor de zakelijke markt een export of download mogelijkheid voor bankbestanden. Informeer bij de bank welk bestandsformaat beschikbaar is en op welke wijze dit geëxporteerd of gedownload kan worden.
Bank Types ABN AMRO MT940 Bizner Bank MT940 Bank Nederlandse Gemeenten MT940 CenE Bankiers Export.eur F. van Landschot Bankiers MT940 Fortis Bank CL000000.000/MT940 Friesland bank MT940 ING bank MT940/ASC KBC Bank Nederland MT940 Mees-Pierson MT940 Nederlandse banken MT940 Postbank CSV/MT940/TXT/ASC Rabobank CAMT (Sepa) SNS Bank MT940 Staal Bankiers MT940 Triodos Bank MT940
Inzien importbestand
Via de Windows Verkenner is het mogelijk om het te importeren bestand in te zien. Het is hierbij wel van belang dat met name een *.CSV bestand NIET in Windows Excel geopend wordt. Dubbelklik daarom nooit op het bestand, want dan kan het, mogelijk automatisch, in Excel geopend worden. Bij het sluiten van het bestand kan Microsoft Excel het bestand gewijzigd opslaan waardoor het bestand voor het importeren onbruikbaar wordt.
Kies vanuit de Windows Verkenner daarom altijd voor 'Openen met...', deze optie is te selecteren door het bestand te kiezen en dan op de rechter muisknop te klikken.
Kies uit de beschikbare programma's Kladblok of Wordpad. In deze programma's kan het bestand bekeken worden. Pas geen gegevens aan, de kans is groot dat het bestand hierna niet meer geïmporteerd kan worden.